С 1 декабря 2023 года вступают в силу правила по работе с маркировкой для компаний сферы HoReCa и государственных учреждений. Как и другим участникам рынка, им будет необходимо передавать отчеты по работе с маркировочной продукцией. Для этого потребуется внедрение электронного документооборота и регистрация на сайте «Честный ЗНАК».
Кто попадает под действие новых правил
Сегмент HoReCa включает все компании и индивидуальных предпринимателей, которые ведут ресторанный или гостиничный бизнес. Понятие объединяет ООО, АО и предприятия других организационно-правовых форм.
К HoReCa относятся следующие виды деятельности:
- отели, гостиницы, хостелы;
- кафе, рестораны, кофейни, бары, кондитерские;
- кальянные;
- сервисы доставки готовой еды;
- кейтеринг.
Также новые требования к маркировке касаются госучреждений, к которым относятся детсады, школы, средние специальные и высшие учебные заведения, инспекции, суды, санатории. Передавать информацию в «Честный ЗНАК» должны будут госучреждения, которые приобретают товары с маркировкой для собственных нужд.
Маркированная продукция для HoReCa
В настоящее время правила распространяются на следующие категории продуктов:
- бутилированная вода,
- безалкогольные продукты,
- молоко и другие виды молочной продукции,
- пиво и другие слабоалкогольные напитки.
Гостиницы, заведения общепита и госучреждения закупают маркированную продукцию у поставщиков. Заниматься маркировкой товаров и введением кодов в оборот обязаны производители и импортеры.
С 1 декабря 2023 года компании сектора HoReCa и государственные учреждения будут самостоятельно выводить товары из оборота. До этого момента списание продукции в «Честном ЗНАКе» должен осуществлять предыдущий владелец партии.
Если компания занимается продажей молочной продукции или бутилированной воды в заводской упаковке, для списания необходимо сканировать коды маркировки на кассе. Когда у организации есть соглашение с ОФД, проданные товары списываются с баланса автоматически. При использовании продукции для собственных нужд, к примеру для молочной кухни, коды из оборота выводятся вручную. Сделать это можно на сайте «Честный ЗНАК».
Как подготовиться к маркировке
Представители HoReCa не обязаны маркировать бутилированную воду и молочку. Основная их задача – вовремя направлять достоверные отчеты о движении продукции.
Для подключения к системе обязательной маркировки необходимо сделать следующее:
- получите усиленную квалифицированную электронную подпись. УКЭП позволяет подписывать электронные документы;
- выберите оператора электронного документооборота и подпишите договор на обслуживание. Оператор ЭДО будет осуществлять передачу отчетов о выходе штрихкодов из оборота;
- создайте аккаунт на сайте «Честный ЗНАК». Если вы уже работаете с другой группой товаров, дополните имеющийся профиль;
- установите 2D-сканер в кассовой зоне. Закажите терминалы сбора данных для складского учета.
Для получения УКЭП нужно обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр. Такая подпись оформляется на имя владельца бизнеса по ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Также необходимо установить и настроит пакет программ для работы с УКЭП.
Если компания уже подключена к ЭДО, она может не менять оператора и продолжать пользоваться его услугами. Участники рынка, в том числе представители HoReCa, могут пользоваться бесплатной системой «ЭДО Лайт». Чтобы получить доступ к ней, необходимо сначала пройти регистрацию в «Честном ЗНАКе».
Приемка маркированной продукции
С 1 декабря 2023 года представители HoReCa и госучреждения будут работать с маркировкой напрямую. Для правильного оформления закупок требуется подписание универсального передаточного документа (УПД), который является электронным аналогом товарной накладной. По бумажным накладным не допускается покупать молочную продукцию и упакованную воду.
Как оформлять закупки в «Честном ЗНАКе»:
- поставщик создает УПД, в котором перечислены коды маркировки с упаковок из партии;
- поставщик доставляет оптовую партию. С помощью электронного документооборота он отправляет УПД покупателю;
- заказчик сверяет коды в УПД с этикетками. Если информация совпадает, он с помощью электронной подписи заверяет УПД. После этого продукция считается принятой на баланс компании;
- оператор ЭДО отправляет отчет о смене собственника продукции.
Подписывать УПД без сверки с маркировкой на этикетках не рекомендуется. Если в документе окажутся ошибки, позже организацию могут оштрафовать за передачу некорректных данных в систему. Однако это правило пока не распространяется на скоропортящиеся продукты. Если срок хранения составляет менее 40 дней, проверять штрихкоды необязательно. В этом случае достаточно пересчитать количество упаковок и сверить наименования.
Списание через кассу
Если представители HoReCa осуществляют продажу маркированной продукции на кассе, они обязаны подписать соглашение с ОФД. При наличии такого договора ОФД будет передавать отчеты о продажах в «Честный ЗНАК» и ФНС. После этого проданные товары будут автоматически выходить из оборота.
Продажа маркированной продукции осуществляется следующим образом:
- с помощью 2D-сканера кассир считывает код маркировки;
- онлайн-касса осуществляет проверку информации по базе данных;
- в случае подтверждения запроса касса добавляет новую позицию в чек;
- после закрытия чека ОФД направляет отчет о продаже товара;
- проданная упаковка выводится системой из оборота.
Для автоматической передачи данных касса должна быть оснащена фискальным накопителем с поддержкой ФФД 1.2. Такая опция доступна в моделях «ФН-1.1М» и «ФН-1.2».
Использование для собственных нужд
Заведения HoReCa и государственные учреждения вправе покупать молочку и бутилированную воду для приготовления различных блюд и напитков, то есть не на продажу. После 1 декабря 2023 года HoReCa и госведомства смогут самостоятельно выводить такую продукцию из оборота.
В течение 3 рабочих дней после того, как молочная продукция или вода были использованы, нужно провести списание. Это можно сделать в аккаунте участника «Честного ЗНАКа».
Коды маркировки можно списать с баланса в момент покупки оптовой партии. Если заказчик и поставщик знают, что товары не будут продаваться на кассе, то их можно вывести из оборота с помощью УПД.
В документ следует включить новое поле, в котором выбрать значение:
- 1 – покупка для использования на собственные нужды,
- 3 – использование для производственных целей.
Поставщик или заказчик маркированных товаров сможет добавлять новые поля в УПД. После подписания документа обоими участниками сделки переданная продукция будет выведена из оборота.
Правила маркировки молочной продукции
С 1 июня 2021 года производители и импортеры должны маркировать молочные товары. Чтобы отследить маршрут каждой упаковки, применяются коды Data Matrix. Сначала маркировали только сыры и мороженое, а затем и все остальные виды молочки.
Благодаря обязательной маркировке можно осуществлять контроль за оборотом молочных товаров и сроками годности. Каждый покупатель имеет возможность проверить происхождение продукции по штрихкоду, воспользовавшись мобильным приложением «Честный ЗНАК». В приложении можно получить информацию о маршруте товара от молочной фермы или таможни до магазина, где он был куплен. Это становится возможным благодаря подписанию УПД на каждом этапе движения упаковки по логистической цепочке.
С помощью маркировки можно обезопасить рынок от появления фальсификата и уберечь покупателей от просрочки. Если срок годности подходит к концу, когда продукт находится на складе, он не пройдет проверку штрихкода на кассе. Таким образом новая позиция не добавится в чек.
Как выбрать 2D-сканеры для HoReCa
Чтобы работать с маркировкой, к каждой кассе нужно подключить 2D-сканер. Линейные сканеры не распознают штрихкоды Data Matrix, что обусловлено конструкцией сканирующего модуля.
Характеристики, которыми должен обладать современный 2D-сканер:
- скорость работы сканирующего модуля составляет от 100 скан/сек;
- широкий диапазон охвата в процессе сканирования;
- распознавание штрихкодов нестандартного размера;
- яркий контрастный прицел, заметный при любом освещении;
- наличие технологии подавления бликов;
- считывание информации с поврежденных или тусклых этикеток;
- синхронизация с товароучетными системами.
К беспроводным сканерам предъявляются и дополнительные требования:
- синхронизация с базой на расстоянии до 100 м;
- стабильное подключение для передачи данных;
- наличие памяти для сохранения штрихкодов на случай потери сигнала;
- энергоемкий аккумулятор, одного заряда которого должно хватать на 10-12 часов работы.
Всем вышеперечисленным требованиям отвечают сканеры MERTECH. Они значительно упрощают работу и помогают организовать процесс в соответствии с новыми правилами маркировки. Приобрести современные сканеры MERTECH вы можете в интернет-магазине REFRO. Наши менеджеры проконсультируют вас по техническим характеристикам, помогут выбрать подходящую модель и оформить покупку. Понравившийся товар вы можете заказать с доставкой по Москве или в другой город России.